企业招聘中的背景调查

2016-09-08 11:06 来源:未知
  

  1企业招聘中背景调查的目的

  背景调查是指用人企业在完成一系列的员工招聘程序后,在正式录用某一员工前,通过搜集外部信息对求职者的个人资料和其它情况进行了解和验证的企业招聘行为,背景调查是一种能直接证明求职者情况的有效方法。通过背景调查,可以证实求职者的教育和工作经历、个人品质、交往能力、以往工作业绩和工作能力等信息。背景调查的目的主要有三个:

  1.1预测应聘者在本企业未来可能取得的工作业绩。求职者的申请表和简历是其自己表述的经历和业绩,这对企业招聘行为本身来说只应起到参考的作用。企业要深入了解应聘者真实的工作能力,进行背景调查是一种非常有效的方法。企业通过背景调查,可以获得第三方对应聘者业绩优良与否的看法,据此推测求职者将来在工作中的表现及其未来工作的成就。

  1.2发现一些与工作有关而求职者可能隐瞒的背景信息。在求职过程中,应聘者不但可能篡改个人的就业经历和教育背景,对一些他认为会影响其就业机会的不良背景信息,诸如职业道德、团队精神、心理卫生、行为操守等方面的负面信息,应聘者一般都会略去,而这些东西很有可能就是一种潜在的威胁,不知道哪一天就会对企业的资金安全、科技成果安全或者团队工作效率带来极为不利的影响,甚至会造成难以挽回的损失。

  1.3核实应聘者所提供资料的真伪。受趋利避害思想的影响,应聘者为了扩大其被录用的机会,提交给企业的信息往往是不准确的,而实施背景调查就可以弥补这方面的不足。作为一项比较成熟的招聘技术,尤其是当今获取信息渠道丰富多样化的时代,通过背景调查来核实应聘者提供材料的真伪性在技术层面并不难,通过背景调查这一关口,可以将不合格的应聘者挑出来,提前淘汰,防患于未然。

  2企业进行背景调查的一般程序及应注意的问题

  企业在进行背景调查时一定要注意保护应聘者的个人隐私,即使最终调查的结果证明该名应聘者不适合本企业的职位,也没有必要撕破脸搞得不欢而散。

  2.1事先声明。调查之前,企业应事先向应聘者说明,在正式录用其之前有背景调查这一环节,并要求应聘者以书面的形式签名同意企业对其进行背景调查,同时建议应聘者能够提供3-5名证明人或推荐人的名单及其联系方式。企业人力资源部门将应聘者的书面签名资料与该应聘者的其它申请材料一起存档。

  2.2只调查与工作有关的情况。在现实招聘过程中,企业没有必要也不可能对应聘者的方方面面甚至细枝末节进行背景调查。一般情况下,企业应根据招聘岗位的工作性质来安排调查内容。如果应聘者所应聘的岗位职责重大,背景调查的重点应放在其过往的工作经历及业绩;如果应聘的岗位经常接触到企业的商业秘密或重要科技成果,调查重点应放在其个人的信用记录是否良好;如果应聘岗位涉及财务系统,则调查重点应放在其品德、信用记录和家庭状况等等。总之,企业须谨记,背景调查内容一定要和工作高度相关,并且要以书面形式记录,以证明企业将要作出的录用或拒绝决定是有依据的。

  2.3选择适当的调查方式。企业采用的调查方式越多样化、联系的证明人越多,被蒙蔽的可能性就越小。在合理计量其经济负担能力的条件下,企业应选择最少两种以上的调查方式。

  2.4选择和培训调查员。调查员一般由企业人力资源部门人员承担,也可由企业负责人指定人员承担。调查员合适人选确定后,企业要对其进行必要的业务培训,可以实行内部培训,也可以聘请相关专家或专业人力资源培训机构进行培训,通过业务培训,让调查员熟练掌握背景调查的技术要求及其技巧和方法。

  2.5保证背景调查的客观和公正。企业人力资源部门的负责人应全程监督背景调查工作,使背景调查的结果真实可靠,保持客观、一致和公正,避免就业歧视行为的发生。

  2.6核对信息。企业将背景调查中得到的信息与应聘者提交的材料进行核对,如发现有不符的地方,一定要在负面信息被使用之前,再用其它的调查方式证实其准确无误,并且确信这个负面信息与应聘岗位的工作密切相关。最后,在做出不录用的决定时,以书面或电子邮件的方式告诉应聘者原因。

  3背景调查的主要方法

  背景调查通常是招聘企业通过第三方对应聘者的情况进行了解和验证。根据实际,这里的“第三方”主要指:应聘者人事档案的管理部门;应聘者原就职单位的领导、同事和客户,其中应聘者的原直接上司和同事是最为了解他工作表现的人;应聘者自己提供的证明人或推荐人;能够验证应聘者提供资料准确性的资信评估公司、调查公司以及公共记录;网络平台等。

  根据可能出现的“第三方”信息来源渠道,企业在对应聘者进行背景调查时,可采取以下几种最常用的方法:

  3.1电话调查。调查员应预先设计好电话调查的问卷表,然后与被访问者进行事先沟通,说明意图,争得对方的理解和支持,约定好通话的日期和时间。通话成功后,调查员应根据拟定好的调查问卷内容逐一询问,同时快速记录下被访者的回答。实践中由于被访问者声音的语调、停顿等的变化很可能会曝露其一些真实的想法,此时调查员要特别注意。通过电话进行背景调查,简便易行、省时价廉,应是大多数企业对应聘者进行背景调查的首选方法。

  3.2网络调查。时代发展到今天,互联网已经成为人们获取信息的重要渠道。对于企业招聘中的背景调查,网络同样不可或缺,尤其是对企业中高层职位的应聘者比较适用,这类应聘人员一般都拥有令人尊敬的从业经历,或在某知名企业从事过高端职位,或曾代表企业出席某些行业会议或合同签字会,频繁的社会活动必然在网络中留下某些身影。招聘企业的人力资源管理人员只需在百度、谷哥等搜索引擎中输入该名应聘者的姓名,很多意想不到的信息就可能唾手可得。再则,网络调查对知识型、科技型应聘人员特别适用,这些应聘人员一般在求职简历上或多或少的总会有一些发表论文的索引,同样,只要在中国期刊网站或者百度搜索引擎中输入应聘者的姓名,就可以浏览到他们发表的相关文章是否属实。

  3.3档案调查。到目前为止,我国已经建立起了一套系统、严格的人事档案管理制度,档案中的个人基本资料、教育与就业等情况的记录比较翔实,可以作为了解应聘者基本背景信息的主要渠道。此外,不良背景信息也已有档可查:2001年,一个中文域名为“中国黑档”的网站开通运行,只要是具有法人资格的企事业单位注册成为其用户,就可以凭密码进入该网站查询应聘者的个人履历、学历、在原单位的表现、工作能力以及是否有不良记录等历史资料。目前该系统运行良好,发展前景十分广阔。企业在进行背景调查时可关注这一网站,在适当时候注册成为会员,想必会对背景调查工作大有裨益。

  3.4访谈调查。访谈是一种可靠程度高但是成本也高的背景调查方法,而且访谈的效果受访谈者个人访谈能力技巧的影响较大。企业的人力资源部门应该先选择和培训一组访问员,由他们携带着调查问卷分赴各个调查点,按照调查方案的要求对所选择的被调查者进行访问,并记录下被调查者的回答与反应。这种方法涉及到与被访问者的正面接触,往往能得到一些很有价值的信息,如有关对应聘者品质的评论,因此它的主要优点是调查资料的质量较好,而且调查的回答率较高,缺点是时间长,费用高,对访问员的个人素质要求较高。

  3.5发函调查。包括填写调查问卷和证明人写评论信两种方式。招聘企业调查员通过邮局将问卷或者恳请对应聘者给予评论的书面材料寄给证明人或推荐人,待其填答问卷或写完评论信之后寄回企业人力资源部。调查问卷的优点是填答方便,省时省力,资料易于做统计分析,缺点是资料失去了自发性和表现力。而证明人写评论信恰好可以弥补这个缺点,这种方式就是请求对方按照既定的问题或者自由发挥写一封对应聘者的评论信,尽管大部分的回信都是正面的评论,且主观性强,企业仍可从中窥出求职者过往业绩的真实信息,例如:若评论篇幅较长,或者评论中与应聘者智力有关的褒扬比关于礼貌、团结等的夸赞用词较多,都可能说明求职者过去的工作业绩确实较佳。总体上说,发函调查法系统性强,效率较高,然而其最大的缺点是回复率较低。

  3.6委托咨询公司调查。企业人力资源部门选定一家咨询或调查公司,向其提出调查纲要和具体要求,双方签订合同,调查公司在约定日期交付调查信息。方便快捷是这种方式的优点,但是由于目前我国这类调查公司、咨询公司大大小小有近千家,良莠不齐且普遍存在人才匮乏、运作不规范的现象,所以很少有企业采取这种方法。此外,企业也可以直接从资信评估公司购买某个人的个人信用记录,缺点是我国开展个人信用记录尚处在探索阶段,个人信息记录信息量少,开展此类服务的公司尚不多见。